Top 7 Phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu hiệu quả nhất 2026

Việc quản lý trung tâm năng khiếu bằng sổ sách hay Excel thường dẫn đến nhầm lẫn lịch học, thất thoát học phí và thiếu sự chuyên nghiệp trong mắt phụ huynh. Để giải quyết triệt để bài toán vận hành và tối ưu doanh thu, việc áp dụng công nghệ là bước đi bắt buộc. Dưới đây là danh sách 7 phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu hàng đầu giúp bạn tự động hóa quy trình quản lý hiệu quả

Phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu là gì? Cần những tính năng gì?

Phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu là giải pháp công nghệ được thiết kế chuyên biệt cho các mô hình đào tạo nghệ thuật (âm nhạc, hội họa, múa, kỹ năng sống…). Khác với các phần mềm quản lý trường học phổ thông, hệ thống này tập trung giải quyết tính linh hoạt của các ca học, quản lý học phí theo khóa/buổi và tương tác chặt chẽ với phụ huynh

Một phần mềm tiêu chuẩn cần đảm bảo các tính năng chính:

• Quản lý tuyển sinh (CRM): Lưu trữ và chăm sóc data khách hàng tiềm năng
• Xếp lớp thông minh: Xử lý được các lịch học phức tạp, học bù, học thử
• Quản lý tài chính: Tự động hóa thu học phí, công nợ và tính lương giáo viên
• Báo cáo quản trị: Cung cấp số liệu tức thời để ra quyết định kinh doanh

Top 7 Phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu tốt nhất hiện nay

Thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp, tuy nhiên dựa trên tính ổn định, hệ sinh thái và khả năng hỗ trợ nghiệp vụ sâu, dưới đây là những cái tên nổi bật nhất

1. MISA EMIS – Giải pháp quản lý giáo dục toàn diện

Với sản phẩm thuộc hệ sinh thái giáo dục của Tập đoàn MISA – đơn vị có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản lý với đa mô hình. MISA EMIS không chỉ dừng lại ở quản lý hành chính mà còn đi sâu vào giải quyết bài toán “Tối ưu vận hành – Tăng trưởng doanh thu” cho các chủ trung tâm năng khiếu nhờ 4 tính năng vượt trội sau

a. Quản lý thu học phí cho trung tâm

Các trung tâm năng khiếu thường đau đầu với nhiều hình thức thu phí (theo buổi, theo khóa, gói combo, lớp VIP/thường). Với tính năng thu học phí sẽ hỗ trợ cho trung tâm:

• Tự động trừ buổi/gói phí: Hệ thống tự động trừ dần số buổi học của học viên ngay sau khi điểm danh, giúp quản lý chính xác số buổi còn lại để nhắc phụ huynh tái tục (gia hạn) kịp thời
• Thông báo công nợ tự động: Thay vì nhân viên phải gọi điện nhắc phí thủ công dễ gây ngại ngùng, phần mềm tự động gửi thông báo học phí đến App phụ huynh khi sắp hết hạn gói học hoặc đến kỳ đóng mới
• Hỗ trợ thanh toán đa kênh: Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến, tự động gạch nợ ngay khi tiền về, giúp chủ trung tâm nắm bắt dòng tiền “nóng” ngay trong ngày mà không cần chờ kế toán đối soát

b. Điểm danh học viên

Thay vì điểm danh giấy thì giáo viên thực hiện điểm danh với nhiều hình thức khác nhau như (tích tay phần mềm, điểm danh nhận diện khuôn mặt trên điện thoai, điểm danh với thiết bị có FaceID)

• Ngay khi giáo viên tích điểm danh, phụ huynh sẽ nhận được thông báo đã đến lớp hoặc vắng mặt
• Tính năng này giúp tăng sự tin tưởng của phụ huynh và giúp trung tâm quản lý chặt chẽ số buổi thực tế của học sinh để tính toán học phí hoặc sắp xếp học bù chính xác

c. Lên lịch học và xếp thời khóa biểu thông minh

Trung tâm năng khiếu thường gặp khó khăn vì lịch học không cố định (1 kèm 1, lớp nhóm, lịch giáo viên thỉnh giảng). MISA EMIS cung cấp công cụ xếp thời khóa biểu trực quan:

• Phát hiện trùng lặp phòng học hoặc trùng lịch giáo viên ngay lập tức
• Dễ dàng điều chỉnh lịch học bù, học thay và thông báo sự thay đổi này đến toàn bộ học viên/giáo viên liên quan chỉ với 1 click

d. Hệ thống báo cáo tự động theo mẫu chuẩn

MISA EMIS cung cấp hệ thống báo cáo quản trị trực quan (Dashboard) dành riêng cho chủ trung tâm:

• Báo cáo tự động: Số liệu về doanh thu, công nợ, tình hình tuyển sinh được cập nhật theo thời gian thực (Real-time). Bạn không cần đợi kế toán tổng hợp cuối tháng mới biết lời/lỗ
• Xuất báo cáo theo mẫu sẵn: Phần mềm tích hợp sẵn hàng chục mẫu báo cáo chuẩn theo quy định của ngành giáo dục và các mẫu báo cáo quản trị nội bộ. Người dùng chỉ cần chọn tham số thời gian và xuất khẩu file (Excel/PDF) nhanh chóng

2. DotB EMS

DotB EMS là phần mềm được xây dựng trên nền tảng Salesforce danh tiếng, tập trung mạnh vào quy trình kinh doanh giáo dục

• Tính năng CRM chuyên sâu: Quản lý chặt chẽ “vòng đời” học viên từ khách hàng tiềm năng (Lead) đến khi chốt sale và nhập học
• Hỗ trợ Marketing: Tích hợp các công cụ hỗ trợ đội ngũ Sales/Tư vấn viên theo dõi lịch sử chăm sóc khách hàng chi tiết
• Cổng thông tin đào tạo: Cho phép quản lý lịch thi, kết quả học tập và cấp chứng chỉ cơ bản

3. EasyEdu

EasyEdu định vị là nền tảng “All-in-one” (Tất cả trong một) với thế mạnh về tích hợp công cụ Marketing và chăm sóc khách hàng

• Tích hợp đa kênh: Kết nối sẵn với Zalo OA, SMS Brandname, Email Marketing giúp gửi thông báo hàng loạt dễ dàng
• Quản lý KPI: Tính năng theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên tư vấn và giáo viên
• Sổ liên lạc điện tử: App Easy Space hỗ trợ phụ huynh theo dõi quá trình học tập và hình ảnh của con tại lớp

4. CenterOnline

Được phát triển bởi OMT, CenterOnline hướng tới sự đơn giản và hiệu quả trong công tác quản lý đào tạo thuần túy

• Giao diện thân thiện: Thiết kế tối giản, dễ sử dụng cho cả những nhân sự không rành về công nghệ
• App phụ huynh ổn định: Hệ thống thông báo, trao đổi hai chiều giữa giáo viên và phụ huynh hoạt động mượt mà
• Quản lý học phí cơ bản: Hỗ trợ nhắc đóng phí và in phiếu thu theo mẫu có sẵn

5. Mona eLMS

Khác với các phần mềm đóng gói (SaaS), Mona eLMS nổi bật với khả năng thiết kế và lập trình tính năng riêng theo yêu cầu

• Tính tùy biến cao: Phù hợp với các trung tâm muốn xây dựng quy trình vận hành đặc thù, không theo khuôn mẫu chung
• Bảo mật dữ liệu: Do hoạt động trên server riêng biệt nên tính bảo mật và độc quyền dữ liệu được đảm bảo ở mức cao
• Hệ sinh thái Website: Hỗ trợ tích hợp tốt với website giới thiệu khóa học và E-learning (đào tạo trực tuyến)

6. KiotViet

Vốn là “ông lớn” trong ngành bán lẻ, KiotViet mang đến giải pháp quản lý tinh gọn với chi phí rất cạnh tranh

• Chi phí hợp lý: Phù hợp với các lớp học năng khiếu quy mô nhỏ, start-up với ngân sách hạn chế
• Quản lý bán hàng: Tích hợp quản lý kho cực tốt, phù hợp cho các trung tâm có bán kèm nhạc cụ, họa phẩm, đồng phục…
• Thao tác nhanh: Giao diện bán hàng và thu tiền được tối ưu hóa cho tốc độ xử lý nhanh, ít thao tác thừa

7. Faceworks

Faceworks đi theo hướng quản trị tổng thể (ERP), phù hợp cho các hệ thống lớn cần quản lý đa chi nhánh, đa phòng ban

• Khả năng mở rộng: Quản lý không giới hạn số lượng chi nhánh, nhân viên và học viên trên cùng một hệ thống
• Quy trình liên phòng ban: Kết nối dữ liệu thông suốt từ bộ phận tuyển sinh, đào tạo đến kế toán và nhân sự
• Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể thêm bớt các trường thông tin (fields) trong phần mềm để phù hợp với nhu cầu quản lý thay đổi theo thời gian

Bảng so sánh chi tiết các phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu

Để giúp bạn có cái nhìn trực quan nhất, dưới đây là bảng so sánh các tính năng trọng yếu của top 7 phần mềm kể trên:

Bảng so sánh tính năng và đối tượng sử dụng của các phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu.

Tạm kết 

Lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm năng khiếu phù hợp là chìa khóa để nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh giáo dục số hóa.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp cân bằng hoàn hảo giữa nghiệp vụ giáo dục sâu (xếp lớp, điểm danh), quản lý tài chính chặt chẽ (thu học phí, công nợ) và hệ thống báo cáo thông minh, thì MISA EMIS chính là ứng cử viên sáng giá nhất. Sự ổn định và hệ sinh thái toàn diện của MISA sẽ giúp chủ trung tâm thảnh thơi trong quản lý để tập trung nâng cao chất lượng đào tạo.