Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu: Hành trình chuyển đổi số toàn diện cùng MISA EMIS Kindergarten

Trong giai đoạn mở rộng quy mô, các hệ thống giáo dục mầm non thường đối mặt với bài toán quản lý đồng bộ giữa các cơ sở. Việc duy trì chất lượng vận hành thủ công đôi khi trở thành rào cản cho sự phát triển dài hạn

Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu là một đơn vị giáo dục uy tín tại Quận 12, TP.HCM với quy mô gần 500 học sinh. Nhận thấy nhu cầu cần chuẩn hóa quy trình quản lý khi mở rộng hệ thống, Ban lãnh đạo nhà trường đã quyết định ứng dụng công nghệ vào vận hành

Việc hợp tác triển khai phần mềm MISA EMIS Kindergarten là bước đi cụ thể hóa mục tiêu này. Đây là câu chuyện thực tế về cách Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu chuyển đổi từ quản lý truyền thống sang quản lý số hóa để nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả

1. Tổng quan về Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu

Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu hiện đang vận hành 3 cơ sở tại khu vực Quận 12, TP.HCM, thu hút gần 500 học sinh theo học

Nhà trường áp dụng chương trình giáo dục đa dạng, kết hợp giữa Song ngữ, phương pháp Montessori và STEAM. Mục tiêu xuyên suốt của hệ thống là đào tạo nên một thế hệ trẻ phát triển toàn diện cả về tư duy lẫn kỹ năng, hướng tới tương lai rực sáng

Với quy mô học sinh lớn và chương trình học hiện đại, yêu cầu đặt ra cho bộ máy quản lý là phải đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng và đồng bộ trên toàn hệ thống

2. Thách thức trong quản lý hệ thống đa cơ sở

Mặc dù quy trình vận hành trước đây của Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu diễn ra khá ổn định, nhưng Ban lãnh đạo nhà trường nhận thấy một số điểm cần cải thiện để chuyên nghiệp hơn:

• Thứ nhất, về tổng hợp dữ liệu: Việc quản lý 3 cơ sở riêng biệt khiến dữ liệu không được tập trung. Ban giám hiệu mất nhiều thời gian để chờ báo cáo tổng hợp từ các cơ sở gửi về, dẫn đến việc nắm bắt tình hình hoạt động (sĩ số, tài chính) có độ trễ nhất định

• Thứ hai, về quản lý thu chi: Với số lượng 500 học sinh, việc theo dõi học phí, các khoản thu hộ/chi hộ và đối soát công nợ bằng Excel dễ xảy ra nhầm lẫn nhỏ. Kế toán mất nhiều công sức để rà soát thủ công vào cuối tháng

• Thứ ba, về tương tác phụ huynh: Việc trao đổi thông tin qua các nhóm chat Zalo/Facebook tuy thuận tiện nhưng khó lưu trữ và tra cứu thông tin hệ thống. Thông tin quan trọng dễ bị trôi, ảnh hưởng đến trải nghiệm của phụ huynh về sự chuyên nghiệp của nhà trường

Chính vì những lý do thực tế này, trường xác định chuyển đổi số là nhu cầu thiết yếu để giảm tải áp lực cho nhân sự và chuẩn hóa quy trình

3. Lựa chọn giải pháp MISA EMIS để quản lý tập trung

Sau khi đánh giá các giải pháp trên thị trường, Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu đã lựa chọn nền tảng MISA EMIS Kindergarten

Quyết định này dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý tập trung của phần mềm. MISA EMIS cho phép kết nối dữ liệu của cả 3 cơ sở về một hệ thống duy nhất, giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực

Quá trình triển khai được thực hiện bài bản. Dữ liệu học sinh, nhân sự và tài chính được đội ngũ MISA hỗ trợ chuyển đổi lên hệ thống số. Các giáo viên và nhân viên văn phòng cũng được tập huấn để sử dụng thành thạo các nghiệp vụ: từ điểm danh, tính khẩu phần ăn đến quản lý thu tiền

4. Hiệu quả thực tế sau khi ứng dụng công nghệ

Việc đưa MISA EMIS Kindergarten vào vận hành đã mang lại những thay đổi tích cực và cụ thể cho hệ thống

• Tối ưu hóa nghiệp vụ Tài chính – Kế toán: Công tác thu học phí trở nên minh bạch và nhanh chóng hơn. Hệ thống hỗ trợ tính toán tự động và gửi thông báo cước phí chi tiết đến từng phụ huynh. Việc đối soát công nợ được thực hiện chính xác, giúp bộ phận kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian làm báo cáo cuối tháng

• Nâng cao trải nghiệm Phụ huynh: Thay vì nhận tin nhắn rời rạc, phụ huynh nay có thể theo dõi toàn bộ quá trình học tập, thực đơn ăn uống và hình ảnh hoạt động của con qua Ứng dụng Phụ huynh. Kênh liên lạc chính thống này giúp thông tin được truyền tải xuyên suốt, gia tăng sự tin tưởng của phụ huynh đối với nhà trường

• Quản trị điều hành linh hoạt: Ban lãnh đạo nhà trường có thể truy cập hệ thống để xem báo cáo mọi lúc mọi nơi. Các chỉ số về biến động sĩ số, tình hình thu chi hay an toàn thực phẩm tại cả 3 cơ sở đều được cập nhật liên tục, hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời

Kết luận

Câu chuyện của Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu cho thấy việc ứng dụng công nghệ không nhất thiết phải xuất phát từ sự yếu kém trong quản lý, mà đến từ mong muốn làm tốt hơn những gì đang có. Sự chuyển dịch từ quản lý thủ công sang nền tảng số hóa MISA EMIS đã giúp nhà trường vận hành trơn tru hơn, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

MISA trân trọng sự tin tưởng của Hệ thống Giáo dục Song ngữ Úc Châu và tự hào được đồng hành cùng nhà trường trong hành trình kiến tạo môi trường giáo dục hiện đại

Nếu Quý nhà trường đang tìm kiếm giải pháp để chuẩn hóa quy trình vận hành và quản lý đa cơ sở hiệu quả, hãy liên hệ với MISA để được tư vấn chi tiết về MISA EMIS Kindergarten