Các sự kiện như Open Day, ngày hội trải nghiệm, workshop phụ huynh luôn là kênh tuyển sinh quan trọng của trường mầm non. Tuy nhiên, nhiều trường sau khi tổ chức xong lại chỉ đánh giá bằng cảm nhận: đông người, không khí tốt, phụ huynh hài lòng… mà thiếu số liệu cụ thể.
Thực tế, bạn không cần hệ thống phức tạp hay kiến thức marketing chuyên sâu. Chỉ với vài công cụ đơn giản, nhà trường hoàn toàn có thể đo lường hiệu quả tuyển sinh một cách rõ ràng và dễ làm theo.
🎯 Vì sao cần đo lường hiệu quả sự kiện?
Một sự kiện thành công không nằm ở việc đông người tham gia, mà ở việc có bao nhiêu phụ huynh trở thành học sinh thực tế.
Khi đo lường, nhà trường sẽ biết:
- Bao nhiêu phụ huynh thực sự quan tâm
- Bao nhiêu bé đăng ký nhập học
- Chi phí để có 1 học sinh mới
- Kênh nào mang lại phụ huynh hiệu quả nhất
👉 Nhờ đó, việc tuyển sinh không còn làm theo cảm tính mà có cơ sở để tối ưu.
✅ Cách đo lường đơn giản nhất – 5 bước dễ làm
1. Ghi nhận danh sách phụ huynh
Trước sự kiện, cho phụ huynh điền form đăng ký (Google Form là đủ).
Trong sự kiện, cần check-in lại để biết ai đến thật.
👉 Sau bước này, bạn cần có:
- Tổng số đăng ký
- Tổng số tham dự
Đây là dữ liệu nền để tính các chỉ số phía sau.
2. Lưu thông tin vào file Excel
Tạo một file theo dõi đơn giản gồm:
- Tên phụ huynh
- SĐT
- Tên bé + độ tuổi
- Nguồn (Facebook, Zalo, giới thiệu…)
- Ghi chú: quan tâm / chưa quan tâm
👉 Không cần phức tạp, càng đơn giản càng dễ duy trì.
Nếu muốn chuyên nghiệp hơn, MISA AMIS cho phép nhà trường lưu toàn bộ dữ liệu phụ huynh tập trung, phân loại lead tự động và nhắc lịch chăm sóc – thay thế hoàn toàn file Excel thủ công. Tham khảo những tính năng của MISA EMIS – Phần mềm quản lý trường mầm non chuyên nghiệp tại đây!
3. Theo dõi phụ huynh sau sự kiện
Nhiều trường làm tốt sự kiện nhưng lại bỏ qua chăm sóc sau sự kiện. Trong khi đó, phần lớn phụ huynh chỉ quyết định đăng ký sau khi về nhà và được tư vấn thêm.
Vì vậy, trong vòng 1 đến 7 ngày sau sự kiện, nhà trường nên chủ động:
- Gọi điện / nhắn tin tư vấn lại
- Mời tham quan trường nếu cần
Đồng thời cập nhật trạng thái vào file:
- ✅ Đã đăng ký
- ⏳ Đang cân nhắc
- ❌ Chưa quan tâm
👉 Đây là bước quyết định có ra học sinh hay không.
4. Tính kết quả (rất dễ)
Chỉ cần trả lời 3 câu hỏi:
Có bao nhiêu người đến?
→ So sánh đăng ký và tham dự
Có bao nhiêu người đăng ký học?
→ Đếm số phụ huynh đã chốt
Tỷ lệ chuyển đổi là bao nhiêu?
Công thức:
👉 Ví dụ:
- 50 phụ huynh tham dự
- 10 bé nhập học
→ = 20%
Nghĩa là sự kiện đó có tỷ lệ chuyển đổi 20%.
Đây là chỉ số rất quan trọng, vì nó cho biết sự kiện không chỉ đông người mà còn thực sự tạo ra kết quả tuyển sinh.
5. So sánh với chi phí để biết sự kiện có đáng đầu tư không
Bên cạnh số lượng đăng ký học, nhà trường cũng nên đối chiếu với tổng chi phí tổ chức.
Chi phí có thể bao gồm:
- Trang trí
- Quà tặng
- Nhân sự
- Truyền thông
Sau đó chia cho số bé nhập học:
👉 Ví dụ:
- Chi 20 triệu
- Có 10 bé
→ = 2 triệu / 1 bé
Tức là trường đã chi khoảng 2 triệu đồng để có 1 học sinh mới từ sự kiện đó.
Khi có chỉ số này, nhà trường sẽ dễ dàng so sánh giữa các sự kiện khác nhau để biết hình thức nào mang lại hiệu quả tốt hơn.
📊 Nhà trường chỉ cần 4 thứ là đủ
Để bắt đầu, bạn chỉ cần:
- 1 form đăng ký
- 1 danh sách check-in
- 1 file Excel theo dõi
- 1 quy trình gọi lại sau sự kiện
👉 Không cần phần mềm phức tạp vẫn đo được hiệu quả.
💡 Mẹo nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng
Luôn hỏi thêm trong form:
“Anh/chị biết đến sự kiện từ đâu?”
Ví dụ:
- Zalo
- Website
- Bạn bè giới thiệu
👉 Nhờ đó bạn sẽ biết:
- Kênh nào hiệu quả nhất
- Nên dồn ngân sách vào đâu
⚠️ Những sai lầm cần tránh
- Không lưu thông tin phụ huynh
- Không check-in → sai số liệu
- Không gọi lại sau sự kiện
- Không ghi nguồn khách
- Không tính chi phí
👉 Những lỗi này khiến sự kiện đông nhưng không mang lại kết quả thật.
✅ Kết luận
Đo lường hiệu quả tuyển sinh qua sự kiện không hề phức tạp. Quan trọng nhất là làm đều và làm đúng các bước cơ bản.
Khi nhà trường bắt đầu:
- Ghi nhận dữ liệu
- Theo dõi phụ huynh
- Tính toán kết quả
👉 Bạn sẽ dần chuyển từ “tổ chức cho có” sang tổ chức có chiến lược và có kết quả rõ ràng.
Một sự kiện tốt không chỉ là đông người, mà là sự kiện giúp bạn biết rõ:
Có bao nhiêu phụ huynh thực sự quan tâm – và bao nhiêu bé đã nhập học. 🚀
Nếu bạn muốn quản lý tuyển sinh bài bản hơn, không còn phụ thuộc vào file Excel hay ghi chú tay, hãy thử MISA AMIS – phần mềm quản lý tuyển sinh dành riêng cho các trường học mầm non.
👉 Đăng ký trải nghiệm giải pháp quản lý hồ sơ học sinh thông minh tại đây!
Phần mềm quản lý trường mầm non MISA EMIS Kindergarten
☎️ Hotline: 0915 131 088
🌏 Website: https://emis.misa.vn/emis-kindergarten/
📺 Youtube: https://www.youtube.com/@MISAEMIS
📍 VP Hà Nội: Toà nhà Technosoft, số 8 Duy Tân, phường Cầu Giấy, Hà Nội
📍 VP HCM: Toà nhà MISA, số 49 Tô ký, Tân Chánh Hiệp, Thành phố Hồ Chí Minh
#MISAEmis #emiskindergarten #QuanLyHoSoHocSinh #SoHoaGiaoDuc #ChuyenDoiSoMamNon #QuanLyTruongHoc
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
