Hướng dẫn tổ chức lễ tổng kết năm học cho trường mầm non: Kế hoạch, kịch bản MC, dự trù ngân sách,…

1. Lên kế hoạch tổ chức lễ tổng kết năm học

1.1 Xác định mục tiêu của buổi lễ

Mục tiêu định hình nội dung và cách thức tổ chức sự kiện. Một lễ tổng kết năm học tại trường mầm non tư thục thường hướng đến các mục tiêu sau:

Mẹo thực tế: Tổ chức cuộc họp với ban giám hiệu, giáo viên và đại diện phụ huynh để thống nhất mục tiêu. Nếu trường muốn nhấn mạnh quảng bá, hãy cân nhắc mời đại diện địa phương hoặc quay video chuyên nghiệp để đăng tải trên các kênh truyền thông của trường.

1.2. Lựa chọn thời gian và địa điểm

Thời gian và địa điểm ảnh hưởng lớn đến sự tham gia và trải nghiệm của trẻ cũng như phụ huynh. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét:

1.2.1 Thời gian

• Thời điểm lý tưởng: Cuối tháng 5 hoặc đầu tháng 6, khi năm học kết thúc nhưng phụ huynh chưa bắt đầu kỳ nghỉ hè.
• Giờ tổ chức: Buổi sáng (8h30-11h) hoặc đầu giờ chiều (14h-16h) để phù hợp với lịch sinh hoạt của trẻ mầm non.
• Thời lượng: 2-3 tiếng, tránh kéo dài để trẻ không mệt mỏi.

1.2.2. Địa điểm

Các lựa chọn địa điểm cần cân nhắc dựa trên quy mô, ngân sách và sự an toàn:

Mẹo thực tế: Nếu chọn sân chơi ngoài trời, kiểm tra dự báo thời tiết trước 1 tuần và chuẩn bị quạt mát hoặc mái che. Đặt lịch sớm với địa điểm thuê để tránh trùng lặp với các sự kiện khác.

1.3. Dự toán ngân sách

Ngân sách hợp lý giúp trường tổ chức sự kiện thành công mà không gây áp lực tài chính. Dưới đây là bảng dự toán chi tiết cho các hạng mục chính:

Cách tối ưu hóa ngân sách:

• Tự làm một số hạng mục: Giáo viên và phụ huynh có thể hỗ trợ trang trí hoặc chuẩn bị quà tặng thủ công (ví dụ: làm huy chương giấy, khung ảnh kỷ niệm).
• Hợp tác với nhà tài trợ: Liên hệ các cửa hàng đồ chơi, sách hoặc bánh ngọt để tài trợ quà tặng hoặc tiệc nhẹ, đổi lại quảng bá thương hiệu của họ.
• Tái sử dụng tài liệu: Sử dụng lại bóng bay, băng rôn hoặc đồ trang trí từ các sự kiện trước của trường.

Mẹo thực tế: Sử dụng bảng Excel hoặc Google Sheets để theo dõi chi phí từng hạng mục. Sau sự kiện, so sánh chi phí thực tế với dự toán để rút kinh nghiệm cho các năm sau. Ngoài ra, lưu giữ hóa đơn và hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo minh bạch.

2. Chuẩn bị nội dung buổi lễ

2.1. Kịch bản buổi lễ

Mẹo thực tế: Chuẩn bị kịch bản chi tiết bằng văn bản, bao gồm thời gian cụ thể cho từng phần và người phụ trách (MC, giáo viên, hoặc ban giám hiệu). Tập dượt trước ít nhất 2 lần để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru. Nếu thuê MC chuyên nghiệp, hãy cung cấp kịch bản và thông tin về trường để họ dẫn dắt phù hợp.

>> Chi tiết kịch bản MC tổng kết năm học mầm non: Tại đây

2.2. Các tiết mục văn nghệ

Dưới đây là các loại tiết mục phù hợp:

Phân công luyện tập

• Giáo viên phụ trách: Mỗi lớp nên có 1-2 giáo viên hướng dẫn, tập luyện tiết mục ít nhất 2-3 tuần trước sự kiện.
• Thời gian luyện tập: 15-20 phút mỗi buổi, 2-3 buổi/tuần, tránh làm trẻ mệt mỏi.
• Đạo cụ và trang phục: Sử dụng trang phục đơn giản (đồng phục trường, áo dài, hoặc quần áo tự may), kết hợp đạo cụ như mũ, khăn, hoặc đạo cụ giấy thủ công để tiết kiệm chi phí.

Mẹo thực tế: Ghi hình các buổi luyện tập để phụ huynh thấy được sự nỗ lực của trẻ, đồng thời sử dụng video này trong các chiến dịch truyền thông sau sự kiện. Đảm bảo trẻ được nghỉ ngơi và uống nước đầy đủ trong lúc tập luyện để giữ sức khỏe.

2.3. Phần thưởng và quà tặng

Phần thưởng và quà tặng là cách ghi nhận nỗ lực của học sinh, đồng thời tạo động lực cho trẻ. Đối với trẻ mầm non, phần thưởng cần mang ý nghĩa khích lệ và phù hợp với lứa tuổi.

Mẹo thực tế: Chuẩn bị danh sách học sinh nhận thưởng trước, kiểm tra kỹ tên và thành tích để tránh sai sót. Nếu ngân sách hạn chế, có thể tự làm huy chương giấy hoặc chứng nhận thủ công để tăng tính cá nhân hóa. Đảm bảo quà tặng được đóng gói cẩn thận và kiểm tra chất lượng để tránh nguy cơ gây hại cho trẻ (ví dụ: đồ chơi có cạnh sắc hoặc chất liệu không an toàn).

3. Truyền thông & Mời phụ huynh

Mẹo thực tế bổ sung:

• Tạo nhóm Zalo riêng cho sự kiện để cập nhật thông tin nhanh, nhận phản hồi từ phụ huynh.

• Mời báo chí địa phương hoặc thuê đội quay phim chuyên nghiệp (5-7 triệu VNĐ) để ghi lại khoảnh khắc, dùng cho truyền thông dài hạn.

• Gửi thư cảm ơn phụ huynh qua email/Zalo, kèm link album ảnh để duy trì mối quan hệ.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Làm thế nào để tiết kiệm chi phí khi tổ chức lễ tổng kết năm học?

Tái sử dụng đạo cụ (bóng bay, hoa giấy) từ sự kiện trước, nhờ phụ huynh hỗ trợ làm đạo cụ thủ công (huy chương giấy, hoa), hợp tác với nhà tài trợ thực phẩm hoặc quà tặng, và để giáo viên làm MC thay vì thuê ngoài. Lập bảng Excel dự toán chi phí để kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Làm sao để thu hút phụ huynh tham gia đông đủ?

Gửi giấy mời sớm (2-3 tuần trước) qua Zalo, email, hoặc bản in, kèm thông tin chương trình hấp dẫn (văn nghệ, khen thưởng). Nhắc nhở 3-5 ngày trước, mời hội phụ huynh tham gia trao thưởng, và đăng ảnh/video luyện tập trên fanpage để tạo sự hào hứng.

Có cần thuê MC chuyên nghiệp cho lễ tổng kết không?

Không bắt buộc. Giáo viên có thể làm MC để tiết kiệm chi phí (2-5 triệu VNĐ nếu thuê ngoài), nhưng cần tập dượt kịch bản kỹ. Nếu ngân sách dư dả và muốn sự kiện chuyên nghiệp hơn, thuê MC có kinh nghiệm dẫn chương trình mầm non là lựa chọn tốt.

>> Xem thêm: 05 cách tuyển sinh hiệu quả cho trường mầm non 2025