Hướng dẫn kê khai thuế cho trường mầm non tư thục 2025

Hướng dẫn A-Z kê khai thuế cho trường mầm non tư thục 

Rất nhiều chủ trường tin rằng trường mầm non tư thục thuộc lĩnh vực xã hội hóa đồng nghĩa với việc được miễn thuế hoàn toàn. Đây là một hiểu lầm phổ biến và nguy hiểm nhất, có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có

Thực tế quy định thuế trường mầm non tư thục nêu rõ: nhà trường chỉ được hưởng chính sách ưu đãi về thuế (ví dụ: thuế suất TNDN 10%), không phải miễn hoàn toàn

Việc không kê khai, kê khai sai hoặc chậm trễ, đặc biệt là với quy định hóa đơn điện tử mới, có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và phạt hành chính

Bài viết này sẽ “bóc tách” rõ ràng các loại thuế, các mức ưu đãi, những sai lầm khi kê khai và giới thiệu một quy trình chuẩn hóa giúp nhà trường tuân thủ đúng luật và vận hành an toàn

Các loại thuế trường mầm non tư thục phải kê khai

Đây là 4 loại thuế/phí căn bản mà bất kỳ trường mầm non tư thục nào cũng phải nắm rõ để thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế

1. Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN)

Đây là loại thuế mà các trường mầm non được hưởng ưu đãi lớn nhất.

• Mức ưu đãi: Thay vì mức thuế suất 20% thông thường, thu nhập từ hoạt động giáo dục – đào tạo của trường mầm non tư thục được áp dụng mức thuế suất ưu đãi 10% trong suốt thời gian hoạt động (Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, hướng dẫn Luật Thuế TNDN)
• Điều kiện áp dụng: Nhà trường cần có giấy phép hoạt động giáo dục mầm non và phải hạch toán riêng biệt thu nhập từ hoạt động giáo dục để làm cơ sở hưởng ưu đãi

Ví dụ: Nếu nhà trường có các hoạt động kinh doanh khác không thuộc lĩnh vực giáo dục (ví dụ: cho thuê mặt bằng, lãi tiền gửi không liên quan trực tiếp đến chi phí giáo dục), phần thu nhập này vẫn phải chịu thuế 20% như bình thường

>> Xem thêm: Trường mầm non tư thục nộp thuế như thế nào?

2. Thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

Đây là loại thuế phức tạp và dễ gây sai sót nhất cho kế toán trường mầm non. Mấu chốt là phải phân biệt rõ 2 loại doanh thu:

1. Doanh thu từ học phí (dạy học, trông trẻ): Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, dịch vụ dạy học, trông trẻ thuộc đối tượng KHÔNG CHỊU THUẾ GTGT
2. Doanh thu từ dịch vụ khác: Các khoản thu như tiền ăn uống, xe đưa đón, bán đồng phục, phí dã ngoại, câu lạc bộ… là các dịch vụ đi kèm, PHẢI CHỊU THUẾ GTGT (thường là 10% nếu trường đăng ký theo phương pháp khấu trừ)

Ví dụ: Kế toán gộp chung cả tiền học và tiền ăn vào một mục, sau đó xuất hóa đơn “không chịu thuế” cho toàn bộ. Điều này là sai quy định và dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế GTGT cho toàn bộ dịch vụ ăn uống trong nhiều năm.

3. Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

Trách nhiệm của nhà trường là thực hiện kê khai và nộp thuế thay cho đội ngũ giáo viên, nhân viên (thực hiện khấu trừ tại nguồn) dựa trên biểu thuế lũy tiến từng phần. Đây là nghiệp vụ bắt buộc hàng tháng/quý để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật

4. Các loại thuế, phí khác

• Lệ phí môn bài (Thuế môn bài): Nộp hàng năm, mức nộp tùy thuộc vào vốn điều lệ (đối với công ty) hoặc doanh thu của năm trước liền kề (đối với hộ kinh doanh)
• Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp: Nếu nhà trường đứng tên sở hữu hoặc được giao quyền sử dụng đất

Một số trường hợp sai sót khi kê khai thuế của trường mầm non tư thục hay gặp phải

Việc kê khai thuế sai không chỉ đến từ việc không hiểu luật mà còn đến từ các quy định mới ngày càng siết chặt quản lý, đặc biệt là về hóa đơn.

Trường hợp 1: Hạch toán gộp chung doanh thu (Học phí và Dịch vụ)

Như đã phân tích ở trên, đây là sai lầm nghiêm trọng. Việc không bóc tách rõ “học phí” (không chịu thuế GTGT) và “tiền ăn” (chịu thuế GTGT) làm sai lệch toàn bộ số thuế GTGT đầu ra, ảnh hưởng đến chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN và là cơ sở rõ ràng để cơ quan thuế truy thu, phạt

Trường hợp 2: Không lưu trữ chứng từ hợp lệ cho các chi phí

Để được tính là chi phí hợp lệ (được trừ khi tính thuế TNDN), mọi khoản chi phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ

Ví dụ:

• Chi phí lương giáo viên: Phải có hợp đồng lao động, bảng lương có ký nhận, chứng từ khấu trừ TNCN (nếu có)…
• Chi phí thực phẩm (suất ăn): Phải có hóa đơn GTGT đầu vào hợp lệ từ nhà cung cấp, hợp đồng mua bán…

Nếu không có chứng từ, các chi phí này sẽ bị loại, làm tăng số thuế TNDN phải nộp khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán

>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử cho mầm non tư thục? Cập nhật chính sách thuế mới nhất 2025

Quy định bắt buộc mới về xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho từng lần thu học phí

Đây là thay đổi lớn nhất và là thách thức thực sự cho các trường mầm non. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, 100% doanh nghiệp, tổ chức (bao gồm trường mầm non tư thục) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

• Yêu cầu: Về nguyên tắc, mỗi lần thu tiền (thu học phí, dịch vụ) nhà trường đều phải xuất hóa đơn điện tử cho phụ huynh.
• Thách thức: Mỗi kỳ, nhà trường thu hàng trăm khoản chi tiết (ăn, học, dã ngoại…). Làm thế nào để xuất hàng trăm hóa đơn, mà trên mỗi hóa đơn lại phải tách đúng dòng (dòng học phí không thuế, dòng tiền ăn 10% thuế) một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần kế toán làm thủ công 2-3 ngày?

Giải pháp MISA EMIS Kindergarten: Tự động hóa học phí, liên thông hóa đơn điện tử

Việc “bóc tách” doanh thu và xuất hàng trăm hóa đơn điện tử trường mầm non mỗi kỳ thu tiền là gánh nặng lớn, dễ sai sót cho bộ phận kế toán. Hiểu được điều này, Phần mềm quản lý mầm non MISA EMIS Kindergarten đã tích hợp sẵn giải pháp thông minh để giải quyết triệt để bài toán này

Lợi ích của giải pháp:

• Tuân thủ 100%: Đáp ứng ngay lập tức quy định HĐĐT mới nhất (Nghị định 123, Thông tư 78)
• Tiết kiệm 90% thời gian: Kế toán không phải nhập liệu tay 2 lần (1 lần trên phần mềm quản lý, 1 lần trên phần mềm HĐĐT)
• Chính xác tuyệt đối: Loại bỏ hoàn toàn sai sót khi bóc tách doanh thu và thuế suất theo cách thủ công

Kê khai thuế cho trường mầm non tư thục không còn phức tạp nếu bạn có quy trình chuẩn và công cụ hỗ trợ đúng. Việc hiểu rõ bản chất “ưu đãi” thay vì “miễn thuế” và sử dụng phần mềm để tự động hóa việc bóc tách doanh thu, phát hành hóa đơn điện tử là chìa khóa để vận hành an toàn, chuyên nghiệp