Top 5 phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh tốt nhất 2025 (Đánh giá & So sánh)

Khi một trung tâm Tiếng Anh bắt đầu có từ 50-100 học viên trở lên, cơn ác mộng của nhà quản lý thường bắt đầu bằng các file Excel. Một file Excel để quản lý thông tin học viên, một file khác để theo dõi học phí, một file nữa để xếp lịch giáo viên, và vô số lỗi “tham chiếu” khi cố gắng tổng hợp báo cáo. Tình trạng này không chỉ tốn thời gian, gây sai sót, mà còn làm giảm tính chuyên nghiệp và khả năng mở rộng của trung tâm.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các tính năng cốt lõi bắt buộc phải có của một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ và đi vào so sánh, đánh giá chi tiết 5 giải pháp hàng đầu hiện nay

Phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh cần có những tính năng chính nào?

Trước khi đi vào đánh giá, chúng ta cần có nhưn “bộ tiêu chuẩn” để đánh giá. Một phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả không cần có nhiều tính năng phức tạp, nhưng nhất định phải giải quyết triệt để 6 nhóm nghiệp vụ cốt lõi sau:

1. Quản lý hồ sơ học viên (CRM)

Đây là nghiệp vụ cơ bản nhất. Phần mềm phải cho phép lưu trữ thông tin chi tiết của học viên và phụ huynh, theo dõi toàn bộ lịch sử học tập (đã học lớp nào, kết quả ra sao), quản lý các trạng thái (học viên tiềm năng, đang học, bảo lưu, đã tốt nghiệp)

2. Quản lý lớp học và lịch học (Xếp lịch)

Phần mềm cho phép tạo lớp học (lớp 1-1, lớp nhóm), xếp thời khóa biểu linh hoạt và đặc biệt là sẽ tự động thông báo nếu trùng lịch giáo viên hoặc trùng lịch phòng học

3. Quản lý học phí và tài chính

Với một phần mềm tốt phải quản lý được các khoản thu, chính sách học phí (theo khóa, theo tháng, theo buổi), tự động tính toán và nhắc nhở công nợ, đồng thời hỗ trợ in biên lai hoặc xuất hóa đơn điện tử

4. Quản lý giáo viên và nhân sự

Phần mềm cần hỗ trợ lưu trữ hồ sơ giáo viên, quản lý hợp đồng, phân công lịch dạy và làm cơ sở để tính lương, chấm công (thường được kết hợp với tính năng điểm danh)

5. Điểm danh và theo dõi chuyên cần

Tính năng này phải thật nhanh chóng và tiện lợi. Tốt nhất là điểm danh qua app (cho giáo viên hoặc trợ giảng) và dữ liệu phải được đồng bộ ngay lập tức để phụ huynh có thể nhận được thông báo (qua app/SMS) nếu con mình vắng mặt

6. Báo cáo và thống kê tự động

Thay vì đợi kế toán tổng hợp file Excel vào cuối tháng, phần mềm phải cung cấp các “dashboard” (bảng điều khiển) trực quan, cho thấy ngay lập tức: doanh thu hôm nay, công nợ tồn đọng, số học viên mới, tỷ lệ chuyên cần…

Top 5 phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh tốt nhất hiện nay

Dựa trên 6 tiêu chí trên, đây là 5 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được đánh giá cao nhất về tính năng, sự ổn định và khả năng hỗ trợ tại thị trường Việt Nam.

1. Phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh MISA EMIS

Đứng đầu danh sách là MISA EMIS, một giải pháp trong hệ sinh thái quản lý giáo dục toàn diện từ MISA – thương hiệu có 30 năm kinh nghiệm và có tên tuổi nhất định trong lĩnh vực phần mềm kế toán, quản trị tại Việt Nam. Chính vì có nền tảng tài chính – kế toán vững chắc, MISA EMIS giải quyết bài toán vận hành của trung tâm một cách chuẩn chỉnh và chặt chẽ

Các ưu điểm vượt trội của MISA EMIS:

• Quản lý thu học phí đa kênh, gạch nợ tự động: Đây là điểm “ăn tiền” của MISA EMIS. Phần mềm cho phép phụ huynh thanh toán online tiện lợi (qua app, quét QR code, chuyển khoản ngân hàng…) và hệ thống tự động gạch nợ ngay lập tức, giảm 90% công việc đối soát thủ công cho kế toán
• Điểm danh học sinh thông minh qua app: Giáo viên hoặc trợ giảng có thể điểm danh trực tiếp trên app, hệ thống ngay lập tức gửi thông báo đến app của phụ huynh. Điều này tăng cường sự tương tác và tin tưởng tuyệt đối
• Xếp lịch học và cảnh báo trùng lịch thông minh: Dễ dàng xếp lịch học cho hàng ngàn học viên, tự động cảnh báo thông minh nếu trùng lịch giáo viên, lịch phòng, giúp tối ưu hóa nguồn lực
• Báo cáo quản trị tự động: Cung cấp hệ thống dashboard trực quan, đa chiều về tài chính, tuyển sinh, đào tạo… giúp chủ trung tâm nắm bắt “sức khỏe” vận hành mọi lúc mọi nơi để ra quyết định nhanh chóng
• Xuất báo cáo theo mẫu chuẩn có sẵn: Tích hợp sẵn hệ thống biểu mẫu báo cáo (tổng kết, học phí, công nợ…) theo chuẩn nghiệp vụ giúp giảm tải công việc cho admin và kế toán
• Hệ sinh thái toàn diện: Dễ dàng kết nối với các giải pháp khác như Kế toán (MISA AMIS), Hóa đơn điện tử (MISAmeInvoice), Chữ ký số (MISA ESign), tạo thành một quy trình vận hành đồng bộ tập trung

2. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu

Easy Edu là một trong những cái tên quen thuộc và lâu đời trên thị trường phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ. Điểm mạnh của Easy Edu là tập trung vào việc tự động hóa các quy trình Marketing và Sales bên cạnh các nghiệp vụ quản lý chính

• Hệ thống CRM & Marketing Automation: Mạnh trong việc quản lý phễu tuyển sinh, tự động gửi Email/SMS chăm sóc học viên tiềm năng
• Quản lý đa chi nhánh: Cho phép chủ trung tâm quản lý tập trung dữ liệu của nhiều chi nhánh trên cùng một tài khoản
• App mobile cho 5 đối tượng: Cung cấp app riêng cho Giám đốc, Quản lý, Giáo viên, Tư vấn tuyển sinh và Học viên/Phụ huynh
• Quản lý học vụ & tài chính: Đầy đủ các tính năng xếp lớp, điểm danh, quản lý thu-chi, công nợ

3. Phần mềm quản lý CenterOnline

CenterOnline cung cấp một giải pháp quản lý linh hoạt, được biết đến với khả năng tùy biến quy trình theo các yêu cầu đặc thù của từng trung tâm

• Quản lý tuyển sinh và CRM: Theo dõi chi tiết nguồn học viên, lịch sử tư vấn, và hiệu quả của các chiến dịch marketing
• Quản lý tài chính, học phí: Thiết lập các biểu phí linh hoạt, theo dõi công nợ và lịch sử thanh toán của từng học viên
• Hệ thống App/Web cho phụ huynh: Phụ huynh có thể xem thời khóa biểu, nhận xét của giáo viên, và đơn xin nghỉ học online
• Khả năng tùy biến: Được đánh giá là có khả năng tùy biến quy trình linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của trung tâm

4. Phần mềm Mona eLMS

Mona eLMS không chỉ là một phần mềm quản lý  mà còn tích hợp cùng hệ thống E-learning. Giải pháp này lý tưởng cho các trung tâm muốn phát triển mô hình học kết hợp online và offline

• Tích hợp E-learning: Cho phép trung tâm xây dựng các khóa học online, bán bài giảng video, tổ chức thi trực tuyến. Rất phù hợp với mô hình học Blended (kết hợp offline và online)
• Thiết kế website/app học tập riêng: Cung cấp dịch vụ thiết kế hệ thống website và app học trực tuyến theo thương hiệu riêng của trung tâm
• Quản lý học viên và giáo viên: Đầy đủ các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý (quản lý lớp, lịch học)
• Quản lý học liệu: Xây dựng kho tài liệu, bài giảng điện tử tập trung

5. Phần mềm quản lý iLeader

iLeader là một giải pháp quản lý tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi của đào tạo và tăng cường tương tác giữa trung tâm với phụ huynh học viên. Đây là lựa chọn thường thấy cho các trung tâm quy mô nhỏ và vừa nhờ sự tập trung và chi phí hợp lý

• Tập trung vào nghiệp vụ đào tạo: Quản lý chặt chẽ lớp học, lịch học, điểm danh và kết quả học tập
• Tương tác với phụ huynh qua App: Cung cấp app cho phụ huynh để nhận thông báo, xem ảnh hoạt động, nhận xét hàng ngày
• Quản lý điểm danh và nhận xét: Giáo viên có thể điểm danh và gửi nhận xét cho phụ huynh ngay trên app di động
• Chi phí hợp lý: Thường có các gói chi phí phù hợp cho các trung tâm mới thành lập hoặc quy mô nhỏ

6. Phần mềm 1Office

1Office không phải là phần mềm chuyên dụng cho giáo dục, mà là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) có các module có thể tùy biến cho trung tâm

• Giải pháp quản trị tổng thể (ERP): Bao gồm CRM (khách hàng), HRM (nhân sự), Workplace (công việc)
• Module CRM: Quản lý thông tin học viên, quá trình tư vấn tuyển sinh
• Module HRM: Quản lý hồ sơ giáo viên, chấm công, tính lương
• Quản lý công việc: Giao việc, theo dõi tiến độ các đầu việc nội bộ của trung tâm

7. Phần mềm GetFly CRM

Tương tự 1Office, GetFly là một nền tảng CRM mạnh mẽ được tùy biến để áp dụng cho mô hình trung tâm tiếng anh, đặc biệt mạnh ở khâu tuyển sinh

• Tập trung mạnh vào CRM, Sales & Marketing: Quản lý phễu bán hàng (tuyển sinh), tự động hóa các kịch bản chăm sóc khách hàng qua Email, ZNS, SMS
• Quản lý phễu tuyển sinh: Theo dõi chi tiết học viên tiềm năng đang ở giai đoạn nào
• Quản lý hợp đồng, công nợ: Theo dõi các hợp đồng, lịch sử thanh toán
• Phù hợp với đội ngũ Sales: Tối ưu cho hoạt động của đội ngũ tư vấn tuyển sinh

8. Phần mềm Faceworks

Faceworks là một nền tảng Low-code, cho phép xây dựng các phần mềm quản trị tùy biến theo yêu cầu, bao gồm cả quản lý trung tâm ngoại ngữ

• Tùy biến theo mọi quy trình: Đây là điểm mạnh nhất. Doanh nghiệp có thể “đặt hàng” một phần mềm thiết kế theo quy trình vận hành của mình
• Quản lý linh hoạt nhiều nghiệp vụ: Từ tuyển sinh, đào tạo, tài chính, đến nhân sự
• Khả năng tích hợp phần cứng: Dễ dàng tích hợp với máy chấm công, camera, và các thiết bị IoT khác
• Chi phí tùy thuộc độ phức tạp: Chi phí ban đầu có thể cao hơn các giải pháp đóng gói

9. Phần mềm VnResource EBM

VnResource EBM (Education Business Management) là giải pháp nằm trong hệ sinh thái quản trị nhân sự của VnResource

• Hệ thống quản lý đào tạo (EBM): Tập trung vào các nghiệp vụ quản lý chương trình học, khóa học
• Quản lý tuyển sinh, hồ sơ học viên: Lưu trữ và theo dõi thông tin học viên
• Quản lý lịch học, phòng học: Xếp lịch và quản lý tài nguyên phòng học
• Tích hợp mạnh với module HRM: Có lợi thế nếu trung tâm đã sử dụng giải pháp quản lý nhân sự VnResource HRM

10. Phần mềm PSE ONE

PSE ONE là một giải pháp CRM/ERP được phát triển để quản lý các trung tâm đào tạo và du học

• Quản lý tuyển sinh (CRM): Quản lý thông tin khách hàng, học viên tiềm năng
• Quản lý nghiệp vụ đào tạo: Hỗ trợ xếp lớp, quản lý giáo viên
• Quản lý tài chính, học phí: Theo dõi các khoản thu và công nợ của học viên
• Hệ thống báo cáo: Cung cấp các báo cáo cơ bản về tình hình hoạt động

So sánh nhanh 5 phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh

Để có cái nhìn khách quan và dễ dàng ra quyết định, dưới đây là bảng so sánh nhanh các tính năng “sống còn” của 5 phần mềm vừa nêu:

Kết luận

Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, khả năng kiểm soát tài chính và tiềm năng mở rộng của trung tâm