Nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho mầm non chính xác là điều cần thiết giúp các trường mầm non tư thục/nhóm lớp mầm non độc lập nắm đúng luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp về thông tin mầm non tư thục có bắt buộc xuất hóa đơn không, các quy định thuế mới và cách xuất hóa đơn học phí cho mầm non tư thục
1. Mầm non tư thục có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Câu trả lời là CÓ, BẮT BUỘC. Nhiều chủ trường vẫn lầm tưởng rằng dịch vụ giáo dục không chịu thuế thì không cần xuất hoá đơn. Đây là một quan niệm sai lầm nghiêm trọng
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 4) quy định rõ khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán (bất kể là tổ chức hay cá nhân, bao gồm cả các trường mầm non tư thục) phải lập hoá đơn giao cho người mua. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Từ ngày 01/07/2022, 100% các tổ chức, doanh nghiệp (bao gồm cả trường mầm non) phải chuyển sang sử dụng Hoá đơn điện tử
Ví dụ: Khi phụ huynh đóng 5.000.000 VNĐ tiền học phí, nhà trường bắt buộc phải xuất 1 hoá đơn điện tử ghi nhận đúng số tiền 5.000.000 VNĐ. Mặc dù 5 triệu này (dịch vụ giáo dục) không phải nộp thuế GTGT, nhưng đây vẫn là doanh thu của trường. Việc xuất hoá đơn là bắt buộc để Cục Thuế ghi nhận và quản lý tổng doanh thu của trường, làm căn cứ tính Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) vào cuối kỳ.
Như vậy, dù khoản thu đó có chịu thuế hay không, nhà trường vẫn bắt buộc phải lập và phát hành hoá đơn điện tử cho mọi khoản thu từ phụ huynh
2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho mầm non tư thục?
2.1 Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
| “Hoá đơn điện tử là hoá đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế |
2.2 Xác định đối tượng xuất hóa đơn
Các cơ sở giáo dục (trường học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp giáo dục) thu học phí từ học sinh, sinh viên hoặc học viên đều phải có trách nhiệm xuất hóa đơn, bất kể là cơ sở công lập, dân lập, tư thục hay doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đào tạo
2.3 Xác định loại hóa đơn điện tử cho mầm non
Các loại hóa đơn theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Hóa đơn GTGT: Sử dụng cho các cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho các cơ sở không thuộc diện khấu trừ thuế GTGT (ví dụ: cơ sở áp dụng phương pháp trực tiếp).
- Hóa đơn điện tử: Tất cả cơ sở giáo dục phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Hóa đơn – Phiếu thu tiền: Một số cơ sở giáo dục công lập có thể sử dụng mẫu đặc thù này nếu được cơ quan thuế chấp thuận, với nội dung tương tự hóa đơn GTGT
2.4 Quy định về thuế GTGT đối với học phí
– Đối tượng không phải đóng thuế GTGT khi thu học phí:
Theo khoản 13 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định các hoạt động dạy học, dạy nghề theo quy định pháp luật (bao gồm giáo dục mầm non, phổ thông, đại học, dạy ngoại ngữ, tin học, kỹ năng nghề,…) thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Do đó, khi xuất hóa đơn học phí, cơ sở giáo dục không ghi thuế suất GTGT.
Với các cơ sở giáo dục từ mầm non đến THPT, nếu thu thêm tiền ăn, tiền đưa đón học sinh, hoặc các khoản thu hộ, chi hộ, những khoản này cũng không chịu thuế GTGT.
Các trường công lập (như tiểu học, THCS, THPT, đại học công) không cần xuất hóa đơn GTGT khi thu học phí. Thay vào đó, họ có thể cấp biên lai thu tiền hoặc sử dụng phiếu thu nội bộ để ghi nhận.
– Đối tượng phải đóng thuế GTGT khi thu học phí:
Nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp hoặc tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn, phải lập hóa đơn khi thu học phí. Hình thức hóa đơn trong trường hợp này là:
- Hóa đơn GTGT: Trên hóa đơn, ghi rõ “thu học phí” và áp dụng mức thuế suất 0% hoặc ghi “không chịu thuế GTGT” (không ghi thuế suất). Tổng giá trị thanh toán là số tiền học phí thực thu, không bao gồm thuế GTGT.
- Hóa đơn bán hàng: Nếu doanh nghiệp không thuộc diện sử dụng hóa đơn GTGT, phải sử dụng hóa đơn bán hàng để ghi nhận khoản thu học phí.
- Hóa đơn điện tử: Từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp, phải lập hóa đơn điện tử khi thu học phí.
| > Xem thêm: Trường mầm non tư thục nộp thuế như thế nào? Cập nhật 2025 |
2.5 Thời điểm bắt buộc phải xuất hoá đơn là khi nào?
Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hoá đơn cho dịch vụ:
- Thời điểm lập hoá đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập chứng từ thu tiền dịch vụ
Ví dụ: Sáng ngày 05/11/2025, trường nhận được tiền học phí tháng 11 (thu theo tháng) của phụ huynh A qua chuyển khoản. Kế toán phải lập và phát hành hoá đơn điện tử cho phụ huynh A ngay trong ngày 05/11/2025 (hoặc chậm nhất là cuối ngày)
2.6 Nội dung bắt buộc phải có trên hoá đơn điện tử thu học phí
Nội dung trên hóa đơn điện tử của ngành giáo dục – đào tạo phải đáp ứng đầu đủ quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/NĐ-CP, được hướng dẫn bởi Điều 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC cụ thể:
- Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ;
- Ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Thông tin về người mua gồm: Họ tên, quốc tịch, thông tin về số, ngày cấp, ngày hết hạn hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng)
- Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua (nếu có)
- Hình thức thanh toán: ghi rõ số tiền thanh toán theo từng hình thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (ghi rõ tên thẻ, số thẻ)
3. Lời kết
Việc tuân thủ các quy định về hoá đơn, chứng từ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là thước đo sự chuyên nghiệp của một cơ sở giáo dục mầm non hiện đại. Tuy nhiên, việc nắm vững luật là chưa đủ; nhà trường cần một công cụ “thực thi” chính xác để loại bỏ hoàn toàn rủi ro.
Với giải pháp quản lý mầm non MISA EMIS Kindergarten được thiết kế nghiệp vụ toàn diện, được cập nhật liên tục để đáp ứng các quy định pháp lý khắt khe nhất về thuế và hoá đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78 và các quy định mới của Nghị định 70. Với khả năng đồng bộ trên: nhà trường có thể vừa quản lý và thu học phí, vừa phát hành hoá đơn điện tử ngay trên MỘT nền tảng duy nhất.
Nhờ đó, ban giám hiệu và bộ phận kế toán có thể hoàn toàn an tâm vận hành nhà trường theo đúng luật, minh bạch tài chính với phụ huynh và không còn phải lo lắng về các rủi ro hay sai sót pháp lý
Các đơn vị trường học có nhu cầu tìm hiểu thêm về nền tảng quản lý mầm non MISA EMIS Kindergartenn bằng cách ĐĂNG KÝ tư vấn, dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng, vui lòng liên hệ 0388 293 608 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
